Know The Working of Ms Excel in Detai in Hindil?
Microsoft Excel
MS Excel, जिसका पूरा नाम ‘Microsoft Excel’ है तथा इसे ‘Excel’ के नाम से भी जानते है, एक Spread Sheet Program है, जो आंकडों को Tabular format में open, create, edit, formatting, calculate, share एवं print आदि करने का कार्य करता है. MS Excel को Microsoft द्वारा विकसित किया गया है. MS Excel Microsoft Office का एक भाग है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की कार्य प्रणाली
फाइल मेनू
इस मेन्यु की सहायता से फाईल से संबंधित कार्य को किया जाता है। इसके अंदर सोलह आप्शन होते है। जिनका प्रयोग फाईल मे किया जाता है। इसकी shortcut key alt+ F होती है।
New:– इस ऑप्शन का प्रयोग नयी फाइल बनाने के लिए किया जाता है। इसकी shortcut key Ctrl+N होती है। New पर क्लिक करने पर New Document आ जाता है।
Open:- इस Option का प्रयोग पुरानी फाइलो को या पहले से Save फाइलों को Open (खोलने) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key Ctrl+O होती है। यानि जो फ़ाइल आपने पहले किसी नाम से बना रखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए इस आप्शन पर click करने से नीचे दिखाया गया डायलॉग बॉक्स ओपन हो जायेगा।
Close:- इससे वर्तमान में खुले हुये डाक्यूमेंट को बंद किया जाता है।
Save:- इस Option का प्रयोग Current File को Save (सुरक्षित) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key Ctrl+S है स्टैर्डड टूलवार की सहायता से भी डाक्यूमेंट को सेव किया जा सकता है। इसमें save in option होता हैं जिसमे आप फाईल को कहाॅ पर सेव करना हैं यह सेट कर सकते हैं और फाईल बाॅक्स में फाईल का नाम दे कर सेव बटन पर क्लिक करते है। जिसेस फाईल सेव हो जाती है।
Save as:- इस Option का प्रयोग Save की गयी File को दूसरे नाम से किसी दूसरी ड्राइव में Save करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key F12 है जो महत्वपूर्ण डाक्यूमेंट होते है उनको हमेशा Save as करना चाहिये । यह एक सुरक्षा टूल है।
Print Preview:- इस Option का प्रयोग पेज को प्रिंट होने से पहले देखने के लिए किया जाता हैं| अर्थात पेज का Preview देखने के लिए किया जाता हैं| यदि कोई गलती होती है तो उसका सुधार भी कर सकते है। इसके साथ print preview टूलबार आती है जिसकी सहायता से विभिन्न प्रकार प्रिंट प्रीव्यू देख सकते है।
Print:- इसकी सहायता से डाक्यूमेंट का प्रिंट आउट निकाला जाता है। इसमे कई आॅप्शन होते है। जिनसे विभिन्न प्रकार से प्रिंट निकाला जा सकता है। इस डायलाॅग बाक्स में प्रिंटर का नाम page range, Number of copies , print What आदि को सेट करते है। ok पर क्लिक करके प्रिंट निकाल सकते है।
Exit:- इसके द्वारा प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं। इसकी Shortcut key alt +F4 है।
एम एस एक्सेल के द्वारा एक नई वर्कबुक
एक्सेल फ़ाइलों को Workbook कहा जाता है। जब भी आप एक्सेल में एक नई परियोजना शुरू करते हैं, तो आपको एक नई Workbook बनाने की आवश्यकता होती हैं। Excel 2016 में Workbook के साथ काम करना शुरू करने के कई तरीके हैं। आप एक नई Workbook बनाने के लिए – या तो Blank Workbook या पूर्वनिर्धारित Template option चुन सकते हैं:-
- File Tab का चयन करें। Backstage view दिखाई देगा।
- यहाँ पर स्थित New option पर क्लिक करे फिर blank Workbook पर क्लिक करें।
- एक नई खाली Workbook दिखाई देगी।
HOME TAB
एम एस एक्सेल की Home Tab को कई ग्रुप में बांटा गया है. प्रत्येक ग्रुप में एक कार्य विशेष से संबंधित Buttons/Commands होते है. आप इन Buttons को माऊस के द्वारा दबाकर इस्तेमाल कर सकते है. नीचे हम आपको बताएंगे कि Home Tab में कितने ग्रुप होते है और प्रत्येक ग्रुप में उपलब्ध Tools का क्या कार्य है:-
Clipboard:- Clipboard एक अस्थाई Storage होती है. जिसमे आपके द्वारा Copy या Cut किया हुआ Data Save रहता है. जब तक आप इस Data को कही Paste नही करते है. तब तक वह Data Excel Clipboard में ही रहता है. जब आपका System बंद हो जाता है, तो Clipboard में Save Data भी अपने आप Empty हो जाता है. इसलिए जब तक आपका System चालु रहता है. तब तक ही आप Clipboard में Save Data को Use कर सकते है।
Font:- Font ग्रुप में उपलब्ध Commands के जरीए आप Data की Formatting करते है. इसमें आपको Font Family, Font Size, Font Style आदि को Change करने के लिए Commands दी होती है. इन Commands के जरीए आप किसी भी MS Excel Sheet के Data को अपने हिसाब से Format कर सकते है।
Alignment:- Alignment ग्रुप में Text को लिखने से संबधित Commands होती है. इन Commands के द्वारा आप Cell में लिखें गए Text को Left, Right, Center Alignment दे सकते है. यदि आप पूरे Text को एक ही Cell में देखना चाहते है. तो इसके लिए Wrap Text Command का उपयोग किया जाता है. और आपका Text एक से ज्यादा Cells में लिखा जा रहा है. तो आप Merge & Center Command के द्वारा उन्हें एक Cell बना सकते है. इससे सारे Cell मिलकर एक Cell बन जाऐंगे. इनके अलावा आप Cell Data का Orientation भी बदल सकते है. इसके लिए Orientation Command का उपयोग किया जाता है।
Number:- इस ग्रुप में Numbers को Format करने के लिए Commands होती है. आप Number Group में उपलब्ध Commands के जरीए आप Cells में Numbers को विभिन्न Format: General, Date Format, Accounting, Percentage आदि Format में दिखा सकते है. इसके अलावा आप Decimal Format भी Cells में दिखा सकते है. मतलब आप बिंदु के बाद कितने Zero’s देखना चाहते है।
Styles:- इस Command के द्वारा Workbooks में Styles को लगाया जाता है. Styles Command में कुछ बनी बनाई Table और Cell Styles होती है. इनमें पहले से ही Font, Font Size, Font Color, Headings आदि Set होते है. आप जिस भी Style को उपयोग करना चाहते है. उसे यहाँ से चुनकर अपने Data के लिए इस्तेमाल कर सकते है. आप चाहे तो अपनी खुद की Custom Style भी Table या Cell के लिए बना सकते है।
Cells:- Cells ग्रुप में तीन Commands होती है.Insert Command का उपयोग Excel Sheet में Row, Column, Sheet और Table Insert करने के लिए किया जाता है. आप इस Command के द्वारा Sheet में कही भी Row, Column, Table, Sheet Insert कर सकते है. Delete Command के द्वारा Selected Row, Column, Table, Sheet को Delete करने के लिए किया जाता है. और Format Command का इस्तेमाल Row, Cell, Sheet को Edit करने के लिए किया जाता है. आप Format Command के द्वारा किसी भी Row, Cell की Height, Width Set कर सकते है. आप चाहे तो इन्हें Hide भी कर सकते है. और Sheet में Password भी लगा सकते है।
Editing:- Edit ग्रुप में 5 Commands होती है. Auto Sum Command के द्वारा आप Selected Cell में उपलब्ध Data का जोड (Sum), औसत (Average), संख्या (Count Number), Maximum और Minimum Value आदि देख सकते है. Fill Command के द्वारा आप नजदीक के Cell में उपलब्ध Data को Left, Right, Up और Down Fill कर सकते है. Clear Command के द्वारा Cell Data को मिटाने के लिए किया जाता है।
आप चाहे तो सिर्फ Cell Formatting, Comment, या Content को ही Clear कर सकते है. Sort & Filter Command का इस्तेमाल Data को विभिन्न Formats में छाँटने के लिए किया जाता है. और Find & Select Command के द्वारा MS Excel Sheet में उपलब्ध किसी शब्द/वाक्य विशेष को खोजा जाता है. Replace Command से आप MS Excel Sheet में उपलब्ध किसी भी शब्द के स्थान पर कोई दूसरा शब्द लिख सकते है. आपको सिर्फ एक ही बार शब्द बदलना पडता है, और उस शब्द की जगह पर दूसरा शब्द लिख जाता है. और Select Command के द्वार Document में उपलब्ध Text को एक साथ Select किया जा सकता है।
INSERT TAB
एम एस एक्सेल में इन्सर्ट टैब को कई ग्रुप में बांटा गया है. प्रत्येक ग्रुप में एक कार्य विशेष से संबंधित Commands होती है. आप इन Commands को माऊस के द्वारा दबाकर इस्तेमाल कर सकते है. नीचे हम आपको बताएंगे कि Insert Tab में कितने ग्रुप होते है और प्रत्येक ग्रुप में उपलब्ध Commands का क्या कार्य है Insert Tab में कुल 5 ग्रुप होते है. इन ग्रुप का नाम क्रमश: Tables, Illustrations, Charts, Links और Text है. आइए अब प्रत्येक Group के कार्य को जानते है-
Table:- Table ग्रुप का इस्तेमाल Excel Sheets में Table Insert करने के लिए किया जाता है. इस Group में Table से संबंधित कई विकल्प उपलब्ध करवाएं है. जब आप Table Insert करते है. तो इसके बाद Design Tab Open हो जाती है. आप इस टैब में उपलब्ध Commands के द्वारा Table को Design कर सकते है. आप Pivot Table भी Sheets में Insert कर सकते है।
llustrations:- llustrations ग्रुप में उपलब्ध Commands का इस्तेमाल Excel Sheets में Graphics Insert करने के लिए किया जाता है. आप Illustrations Group में उपलब्ध Commands के द्वारा अलग-अलग प्रकार के Graphics शीट्स में Insert कर सकते है. आप Pictures, Clip Art, Ready-made Shapes, SmartArt आदि का उपयोग Sheets में कर सकते है।
Charts:- Charts ग्रुप में उपलब्ध कमांड्स के द्वारा आप Excel Data को विभिन्न Chars में Convert कर सकते है. इसके लिए बस आपको अपनी पसंद का Charts लेना है. और आपका Data उस Chart में बदल जाएगा. Excel में Pie, Bar, Line, Scatter आदि प्रकार के Charts Insert कर सकते है।
Links:- Links ग्रुप में उपलब्ध Commands का इस्तेमाल Excel Sheets में Links Insert करने के लिए किया जाता है।
Text:- Text ग्रुप में उपलब्ध Commands के द्वारा Excel Sheets में अलग-अलग प्रकार का Text Insert किया जा सकता है. आप Text Box, WordArt आदि Text Styles इन Commands के द्वारा Apply कर सकते है. Excel Sheets में Header & Footer भी इसी Group से Insert किया जाता है. आप Symbols और अन्य Objects भी Excel Sheets में यहाँ से Insert कर सकते है।
Symbol:- दोस्तों चाहे कंप्यूटर का कीबोर्ड हो चाहे आपके मोबाइल का कीबोर्ड इन सभी कीबोर्ड में आपके टाइपिंग कीज अलावा कुछ विशेष सिंबल या प्रतीक चिन्ह ( Special Characters ) भी रहते हैं और बहुत कम लोग ऐसे हैं जो इन सिंबल्स के नाम जानते हैं तो अगर आप भी इन सिंबल्स के नाम नहीं जानते हैं तो यह जानकारी आपके लिए ही है:-
- ~ Tilde – टिल्डे
- ` Open Quote – ओपन कोट्स
- ! Exclamation mark – एक्सक्लेमेशन मार्क
- @ at symbol – एट सिम्बल
- # hash – हैश टैग
- $ Dollar – डॉलर साइन
- % Percent – परसेंट
- ^ Caret – कैरेट
- & and symbol – एण्ड सिम्बल
- * Asterisk – एक्टेरिस्क
- ( Open Round brackets – ओपन राउंड ब्रेकेट
- ) Close Round brackets – क्लोज राउंड ब्रेकेट
- – Hyphen, minus or dash – हाइफन माइनस डेश
- _ Underscore – अंडरस्कोर
- + Plus – प्लस
- = Equal – इक्वल
- { Open curly bracket – ओपन करली ब्रेकेट
- } Close curly bracket – क्लोज करली ब्रेकेट
- [ Open bracket – ओपन बाक्स ब्रेकेट
- ] Closed bracket – क्लोज बाक्स ब्रेकेट
- | Vertical bar – वर्टीकल बार
- Backslash – बैक स्लैश
- / Forward slash- फारवर्ड स्लैश
- : Colon – कॉलन
- ; Semicolon – सैमी कॉलन
- ” Double quote – डबल कोट
- ‘ Single quote – सिंगल कोट
- < Less than – लैस दैन
- > Greater than – ग्रेटर दैन
- , Comma – कॉमा
- . Full stop – फुल स्टॉप या डॉट
- ? Question mark – क्विश्चन मार्क
PAGE LAYOUT TAB
एम एस एक्सेल में Page Layout Tab को कई ग्रुप में बांटा गया है. प्रत्येक ग्रुप में एक कार्य विशेष से संबंधित Commands होती है. आप इन Commands को माऊस के द्वारा दबाकर इस्तेमाल कर सकते है. नीचे हम आपको बताएंगे कि Page Layout Tab में कितने ग्रुप होते है और प्रत्येक ग्रुप में उपलब्ध Commands का क्या कार्य है Page Layout Tab में कुल 5 ग्रुप होते है इन ग्रुप का नाम क्रमश: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options और Arrange है अब आप Page Layout Tab के ग्रुप से तो परिचित हो गए है. आइए अब प्रत्येक ग्रुप के कार्य को जानते है:-
Themes:- Themes ग्रुप में Themes को Excel Sheets पर Apply किया जाता है. Excel में पहले से ही कई Theme होती है. प्रत्येक Theme में Font, Font Style अलग-अलग तरह से Set होती है. आप अपनी आवश्यकता के अनुसार Themes का चुनाव कर सकते है. आप चाहे तो उस Theme को अपनी जरूरत के हिसाब से Modify भी कर सकते है. या आप अपने लिए एक नई Theme भी बना सकते है।
Page Setup:- Page Setup Group में Excel Document का Page Margins, Orientation, Size की Settings से संबंधित Commands होती है. इनके अलावा Print Area, और Page Breaks की Settings इस ग्रुप में उपलब्ध Commands के द्वारा की जाती है.Sheet Background भी यही से Change किया जाता है।
Scale to Fit:- इस ग्रुप में उपलब्ध Commands के द्वारा Excel Sheets को Print करने से संबंधित Settings की जाती है. आप अपने हिसाब से Sheet की Width और Height Set कर सकते है. आप जितने Area को Print करना चाहते है. उस हिसाब से Sheet की Settings कर सकते है. आप इसे Automatic भी Set कर सकते है।
Sheet Options:- Sheet Options ग्रुप में दो कमांड होती है. पहली कमांड Gridlines का इस्तेमाल Sheet में Gridlines को दिखाने या नही दिखाने के लिए किया जाता है. आप Gridlines को Print भी कर सकते है. अरुअ Print नही भी कर सकते है. दूसरी कमांड Headings का उपयोग Sheet Headings को Show/Hide करने के लिए किया जाता है. और इन्हें Print करने से संबंधित Settings भी आप कर सकते है।
Arrange:- Arrange ग्रुप का इस्तेमाल Excel Sheets में Insert Graphics को Arrange करने में किया जाता है. आप इस ग्रुप में मौजूद Commands के द्वारा Picture की Position, उसका Alignment, Grouping आदि की Settings कर सकते है।
FORMULA TAB
एम एस एक्सेल में Formulas Tab में कुल 4 ग्रुप होते है.इन ग्रुप का नाम क्रमश: Function Library, Defined Names, Formula Auditing और Calculation है. अब आप Formulas Tab के ग्रुप से तो परिचित हो गए है. आइए अब प्रत्येक ग्रुप के कार्य को जानते है:-
Function Library:- इस ग्रुप में Excel Formulas को शामिल किया हैं. आप सभी Excel Formulas को इस Group से Access कर सकते हैं. यहाँ Formulas का वर्गीकरण Categorically किया गया हैं।
Defined Names:- इस ग्रुप में उपलब्ध Commands का उपयोग Cells के लिए किया जाता हैं. आप Cell को नाम दे सकते हैं, उसका नाम Edit कर सकते हैं. यदि आपने पहल्से से Cell Name Define किया हुआ है तो आप उन सभी को यहाँ से देख सकते हैं।
Formula Auditing:- इस ग्रुप में उपलब्ध Commands का बहुत महत्वपूर्ण कार्य होता हैं. आप इस Commands के द्वारा Excel Formulas की Auditing कर सकते हैं. Trace Precedent हमें बताता हैं कि किन Cells पर Current Formula Based है. Trace Dependents से हमे पता चलता हैं कि Selected Cell का किन-किन Rows पर प्रभाव पड रहा हैं. यह Trace Precedent का विपरित होता हैं. Show Formula से हम Sheet में Used होने वाले Formulas को देखते हैं. हम Error Checking द्वारा Formulas में Errors का पता लगा सकते हैं. और Evaluate Formula द्वारा किसी भी Formula का Step by Step मूल्यांकन कर सकते हैं।
Calculation:- इस ग्रुप में उपलब्ध Commands द्वारा Calculations को नियत्रिंत किया जाता हैं. आप Calculation Options द्वारा Automatically to Manually और Manually to Automatically Calculation को Set कर सकते हैं. अगर Automatically Calculation बंद है तो आप Calculate New और Calculate Sheet Command द्वारा Calculation कर सकते हैं।
DATA TAB
एम एस एक्सेल में Data Tab को कई ग्रुप में बांटा गया है. प्रत्येक ग्रुप में एक कार्य विशेष से संबंधित Commands होती है. आप इन Commands को माऊस के द्वारा दबाकर इस्तेमाल कर सकते है. नीचे हम आपको बताएंगे कि Data Tab में कितने ग्रुप होते है,और प्रत्येक ग्रुप में उपलब्ध Commands का क्या कार्य है, Data Tab में कुल 5 ग्रुप होते है. इन ग्रुप का नाम क्रमश: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools और Outline है. अब आप Data Tab के ग्रुप से तो परिचित हो गए है. आइए अब प्रत्येक ग्रुप के कार्य को जानते है:-
Get External Data:- इस ग्रुप में उपलब्ध Commands का उपयोग MS Excel में बाहरी स्रोतों से Data Import करने के लिए किया जाता हैं. आप MS Access, Web, Text और अन्य स्रोत जैसे SQL Database आदि से Data Import कर सकते हैं।
Connections:- इस ग्रुप का इस्तेमाल Workbook में उपलब्ध Data को सभी Connections को देखने के लिए किया जाता हैं. यदि Workbook में डाटा बाहरी स्रोतों से Import किया गया हैं, तो आप Data Connections को refresh करके Update कर सकते हैं।
Sort & Filter:- इस ग्रुप में उपलब्ध Commands के द्वारा Workbook में उपलब्ध डाटा को छांटा जा सकता हैं. आप डाटा को आरोही क्रम, अवरोही क्रम तथा Advance Filter द्वारा अलग-अलग Categories में छांट सकते हैं।
Data Tool:- यह ग्रुप बहुत महत्वपूर्ण होता हैं. आप इस Group में उपलब्ध Commands के द्वारा Data Reports को Interactive बना सकते हैं. Duplicate Data को Remove कर सकते हैं. Data को Columns में Divide कर सकते हैं. आप चाहे तो डाटा को Validate भी कर सकते हैं।
Outline:- इस ग्रुप में भी बहुत काम की Commands होती हैं. जिससे हमारा डाटा अधिक समझने योग्य बन सकता हैं. आप Group Commands द्वारा Rows और Columns को एक Group में जोडं सकते हैं. उनका Total, Sub-total कर सकते हैं. आप अतिरिक्त जानकारी को छिपा भी सकते हैं।
REVIEW TAB
एमएस एक्सेल में रिव्यु टैब का प्रयोग सामान्यतः एडिटिंग और कमेंट के लिए किया जाता है।ट्रैक बदलने और वर्कबुक की सुरक्षा सम्बन्धित सेटिंग के लिए भी माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में रिव्यु टैब का उपयोग किया जाता है।
भाषा, व्याकरण और उच्चारण सम्बन्धित गलतियाँ भी इसी की मदद से खोजते और सुधारते हैं। Review Tab में कुल 3 ग्रुप होते है इन Groups का नाम क्रमश: Proofing, Comments और Changes है. अब आप Review Tab के ग्रुप से तो परिचित हो गए है. आइए अब प्रत्येक ग्रुप के कार्य को जानते है:-
Proofing:- Proofing ग्रुप में Excel Sheet से संबंधित बहुत काम की Commands होती है. सबसे महत्वपूर्ण Command इसमें Spelling & Grammar होती है. जिसके द्वारा किसी भी Excel Sheet में लिखे हुए Text में होने वाली Spelling और Grammar संबंधित त्रुटियों को सुधारा जा सकता है. इसमें एक शब्द के समानार्थी शब्दों को खोजने के लिए Thesaurus Command भी होता है. आप Translate Command के द्वारा MS Excel में मौजूद अलग-अलग भाषाओं में Sheet Data को Translate भी कर सकते है।
Comments:- किसी Excel Sheet में उपलब्ध कोई खास शब्द या शब्द समूह के बारे में यदि आप कुछ अतिरिक्त लिखना चाहते है. तो इसके लिए Comment Command का उपयोग किया जाता है।
Changes:- Changes ग्रुप का इस्तेमाल Workbooks को Protect और Share करने के लिए किया जाता है. आप एक Workbook और उसमें उपलब्ध Sheets में अलग-अलग Protection लगा सकते है. और अपने Data को किसी दूसरे व्यक्ति के द्वारा Changes होने से बचा सकते है. आप जिस भी Workbook या Sheet को Protect करना चाहते है. उसमे पहले आपको Password लगाना पडता है. एक बार पासवर्ड लग जाने के बाद कोई भी इसे बिना पासवर्ड के Edit नही कर सकता है।
VIEW TAB
एम एस एक्सेल में View Tab को कई ग्रुप में बांटा गया है. प्रत्येक ग्रुप में एक कार्य विशेष से संबंधित Commands होती है. आप इन Commands को माऊस के द्वारा दबाकर इस्तेमाल कर सकते है. नीचे हम आपको बताएंगे कि View Tab में कितने ग्रुप होते है और प्रत्येक ग्रुप में उपलब्ध Commands का क्या कार्य है View Tab में कुल 5 ग्रुप होते है इन ग्रुप का नाम क्रमश: Excel book Views, Show/Hide, Zoom, Window और Macros है,अब आप View Tab के ग्रुप से तो परिचित हो गए है. आइए अब प्रत्येक ग्रुप के कार्य को जानते है:-
Workbook Views:- Workbook Views ग्रुप में Workbook को अलग-अलग Styles में देखने से संबंधित Commands होती है. इनके जरीए आप एक Excel Workbook को Print करने से पहले या Publish करने से पहले ही उसे MS Excel में ही अलग-अलग तरीके से देख सकते है. Workbook Views में 5 प्रकार के Workbook Views उपलब्ध है।
Normal View में Excel Sheet को सामान्य तरीके से दिखाया जाता है. Page Layout में Workbook को Page Layout View में दिखाया जाता है. इसमें Workbook Print होने के बाद जैसा दिखाए देगा. उस तरह का Workbook दिखाई देता है. इसलिए इसे Print Layout भी कहते है. Full Screen View में Workbook को पूरी Computer Screen पर दिखाया जाता है।
इस View में Side Space और Tabs आदि Hide रहती है. Page Break Preview View में Sheet को Print करते वक्त जहाँ से नया Page शुरू होगा. उसे इस View के द्वारा देखा जाता है. Custom View में आप अपने हिसाब से Display Settings कर सकते है. और इसे कोई नाम दे सकते है. जब आप इस View को Set कर देते है. तो आप कभी भी इस View में Excel Sheets को देख सकते है।
Show/Hide:- Show/Hide ग्रुप में Workbook से संबंधित कई टूल्स होते है. इसमें आपको मुख्य रूप से 5 टूल मिलेंगे. पहला टूल Ruler, जिसके आगे बने बॉक्स पर क्लिक करके इसे Enable किया जाता है. इसे Enable करने पर Workbook में Ruler लग जाता है. जिससे आप Workbook का Margins देख तथा बदल सकते है. दूसरा टूल Grid lines होता है।
इसे Enable करने पर MS Excel Sheet में Grid lines को दिखाया जाता है. और इसे Untick करने पर Sheet से Grid lines हट जाती है. और Sheet एक Word Document की तरह बन जाती है. तीसरा टूल इसमें Formula Bar होती है. इसका उपयोग Excel Workbook में Formula Bar को Hide/Unhide करने के लिए किया जाता है. इसे Tick करने पर Formula Bar को Tab Ribbon के नीचे दिखाया जाता है. और इसे Untick करने पर Formula Bar Hide हो जाती है. चौथा टूल Headings होती है।
इसका इस्तेमाल Sheet Headings को Hide/Unhide करने के लिए किया जाता है. इसे Tick करने के पर Excel Sheet में Headings को दिखाया जाता है. और इसे Untick करने पर Headings छिप जाती है. Message Bar होता है. इसका उपयोग Excel में संभावित खतरों से उपयोगकर्ता को सावधान करने के लिए किया जाता है. यदि आपके Content में MS Office को कोई संभावित खतरा पता चलता है. तो यह हमे Automatic Excel Window में Message दिखाती है।
Zoom:- Zoom ग्रुप में उपलब्ध Commands का इस्तेमाल Sheet को अलग-अलग Zoom Level पर देखने के लिए किया जाता है. इसमें उपलब्ध Commands के द्वारा आप Workbooks को अपने हिसाब से बडा या छोटा करके देख सकते है. या फिर आप Zoom Selection के द्वारा Selected Cells को भी Zoom करके देख सकते है।
Window:- यदि आप एक बार में एक से ज्यादा Excel Workbooks पर कार्य करते है. तो Window Group आपके लिए ही बना है. इसके द्वारा आप Open Excel Windows को नियत्रंण करते है. आप एक Workbook में काम करते हुए ही दूसरी Window में जा सकते है. और यही से किसी अन्य Workbook में जा सकते है. या फिर दो Workbooks को एक साथ Desktop पर दिखा सकते है. Window को Split करके उसे कई भागों में देख सकते है. और आप चाहे तो इसे Hide भी कर सकते है।
Window Group में सबसे काम की कमांड Freeze Panes होती है. इसके द्वारा आप एक Row, Column या फिर Selected Area को एक जगह पर Stop कर सकते है. जब आप Window को ऊपर-नीचे Scroll करेंगे. तब भी ये Freeze Row, Column एक ही जगह पर होते है।
Macros:- आप किसी प्रोजेक्ट पर कार्य कर रहे है. और उसमें कुछ जानकारी आपको बार-बार उपयोग में आने वाली है. तो Macros का काम यही से शुरू होता है. यदि आपको किसी एक जानकारी को बार-बार में उपयोग में लेना है. तो उस जानकारी का Macro Record करके आप एक बार लिखने के बाद उस जानकारी को बिना लिखे काम में ले सकते है।
Macro को हम की-बोर्ड शॉर्टकट से जोड देते है. और जब हमें उस जानकारी को लिखना होता है. तो बस हमे की-बोर्ड से उस शॉर्टकट को दबाना होता है. और संपूर्ण जानकारी अपने आप लिख जाती है।
Niraj Kumar singh
Will+p.s.-dumari
p. S. -manjhi
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